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Den Überblick über ein oder mehrere Projekte zu behalten, ist eine der schwierigen Herausforderungen im Projektmanagement. Dabei gibt es verschiedene Blickwinkel, aus denen sich Projekte und Projektfortschritte bewerten lassen. Das Projektcontrolling kennt deshalb hierzu einige Methoden.
Mein Name ist Armin Schweikert und heute passen wir mal ganz besonders auf, denn wir sitzen in der ersten Reihe. Christof Biermann, Geschäftsführer der Versino Projects GmbH etabliert Methoden zum effektiven Projektcontrolling in Verbindung mit einer professionellen Businesssoftwarelösung.
Es ist sehr sinnvoll, das tatsächliche IST in bestimmten Intervallen mit dem gewünschten SOLL – dem Plan – abzugleichen, um Fehlentwicklungen zeitnah zu erkennen und gegenzusteuern. Pläne sind in die Zukunft gerichtet und werden letztendlich von der Gegenwart eingeholt. Beim Soll-Ist-Vergleich orientiert sich der Controller oder Projekteigentümer klassisch an vorher festgelegten Budgets. Diese können sich partiell auf Teile und / oder das gesamte Projekt beziehen. Dabei werden alle internen und externen Kosten und Erlöse des Projektes berücksichtigt. Stellt das Controlling Abweichungen im Projekt zwischen Soll und Ist fest, müssen entsprechend Gegenmaßnahmen eingeleitet werden Gegebenenfalls kann auch der Plan angepasst werden, wenn es sich bei den Abweichungen um elementare Punkte handelt.
Die Analyse mit Meilensteinen, schafft einen Überblick über den Projektfortschritt. Wer professionelle Projektarbeit kennt, weiß um den ständigen Kampf mit dem Zeitplan. Um diesen überhaupt kontrollieren zu können, muss das Projekt in sinnvolle, aufeinander aufbauende Meilensteine, aufgeteilt werden. Dabei werden Start- und Zieltermin je Meilenstein definiert. Bei komplexeren Vorhaben wird überdies die Abhängigkeit zwischen den Meilensteinen festgelegt. Meilensteine eines Projektes lassen sich im Allgemeinen grafisch sehr gut über Gantt-Diagramm darstellen. Aber auch ein tabellarischer Projektstrukturplan lebt von den dargelegten Meilensteinen. Die Meilensteinanalyse ist gleichzeitig eines der wichtigsten Instrumente des Projektcontrollings.
Mit Ampeln behalten Sie alles im Überblick. Verlieren Sie nicht die Übersicht und Ihr Ziel aus den Augen. Als Menschen sind wir auf bestimmte Signale geeicht. Ein rotes Licht zum Beispiel löst bei vielen sofort erhöhte Aufmerksamkeit aus. Daher eigenen sich Ampelfunktionen auch gut, um auf Abweichungen im Projekt hinzuweisen. Schon auf dem täglichen Weg zur Arbeit werden wir mit diesen Signalen konfrontiert. Sogenannte Gleichgewichtsansichten sorgen mit ihrer Farbkodierung von Grün (regulärer Verlauf) Gelb (kritischer Verlauf) und Rot (überschrittener Verlauf) für eine gute Übersicht im Projektcontrolling.
Ist ein Projekt abgeschlossen bringt die Nachkalkulation hoffentlich die gesicherten Erkenntnisse über den erzielten Erfolg. Die dabei ermittelte Wirtschaftlichkeit dient nicht nur zur Beruhigung der Projektverantwortlichen. Die Projektnachkalkulation liefert auch wichtige Informationen über Schwächen und Stärken der Projektorganisation. Selbst Fehler im Projektablauf sind nicht umsonst. Sie können immer noch als Erfahrungswert für kommende Aufgaben dienen und somit in folgenden Projekten Fehler vermeiden und Erfolge ausbauen.
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Christof Biermann // biermann@versino.de // +49 821 99600 051
Christof Biermann schafft mit intelligenter Software den Überblick und kann im ERP-Umfeld auf eine über 15-jährige Erfahrung im nationalen und internationalen Umfeld zurückblicken. Seit 2004 beschäftigt er sich mit dem Vertrieb und der Integration von SAP Mittelstandslösungen. Durch den Einblick in zahlreiche Branchen garantiert der geschäftsführende Gesellschafter für fachgerechte Beratung ab dem ersten Kundenkontakt.
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