DIGITALISIERUNG im Unternehmen – benötigt digitale Geschäftsprozesse

Wo soll denn die Digitalisierung beginnen?

Der langsamste Vorgang in einer Kette von Prozessen bestimmt die Geschwindigkeit der Abläufe. Als Flaschenhals kennen wir doch alle diese Erkenntnis aus den unterschiedlichsten Bereichen.

Bild Armin

Mein Name ist Armin Schweikert und heute fragen wir uns einmal, wo denn die Digitalisierung im Unternehmen beginnt. Alle sprechen davon – und noch viel schlimmer – jeder verspricht sich damit den ultimativen Kick für Ihren Unternehmenserfolg. Ist das so?

Ein schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess – nur eben digital!

Der Gedanke, dass sich schlecht laufende Prozesse im Unternehmen durch die Digitalisierung zum Guten wandeln, ist leider eine Utopie. Es ist vielmehr noch ein Schwung in die andere Richtung. Der negative Drall eines schlechten Prozesses im Unternehmen erhält durch die Digitalisierung noch einen weiteren Schub – nur leider in die falsche Richtung.

Bevor nun also die Prozesse digitalisiert werden, müssen sie hinterfragt und auf den Prüfstand gestellt werden. Nur weil sie immer schon so waren, müssen Sie deshalb noch lange nicht gut und effektiv sein. Manchmal stört die persönliche Unternehmensblindheit die neutrale Beurteilung. Oft hilft zur Feststellung auch die Frage an einen befreundeten Unternehmerkollegen oder eine neutrale Person.

• Digitalisierung bei Fachkräftemangel

Jeder spricht vom Fachkräftemangel. Das zieht sich durch alle Unternehmen, von klein bis groß. So wollen wir uns heute durch effiziente Prozesse keine Mitarbeiter mehr einsparen, sondern müssen damit die Produktivität unserer vorhandenen Fachkräfte optimieren. Nur damit können Sie durch die Steigerung der Effizienz in den Abläufen Mehrwerte für Ihr Unternehmen generieren.

Klar definierte Prozesse – die dann noch transparent digital abgebildet werden – helfen auch neuen Mitarbeitern, sich sehr schnell im Unternehmen und seinen Abläufen zurecht zu finden. Auch dadurch steigert sich Produktivität und Effizienz.

• Digitalisierung für Ihr persönliches Geschäftsmodell

Natürlich bringen die digitalen Möglichkeiten auch neue Geschäftsmodelle mit sich. Geschäftsmodelle, die ohne die Digitalisierung gar nicht möglich gewesen wären. Tradition trifft Innovation – so eine Aussage. Wenn Sie also ihr traditionelles Unternehmen auf neue Beine stellen müssen, um auch zukünftig noch am Markt präsent zu sein, dann wird an digitalen Geschäftsprozessen kaum ein Weg vorbei gehen. Wenn Sie zum Beispiel als Druckerei viele Jahrzehnte schwarze Farbe auf weißes Papier gedruckt haben, dann wird dieses Modell bald in einer Sackgasse stehen. Wenn Sie sich aber zu einer digitalen Onlinedruckerei mutieren, bei der Ihre Kunden in kürzester Zeit individuelle Produkte bestellen können und auch geliefert bekommen, dann erfordert ihr neues Geschäftsmodell einen hohen Grad an Digitalisierung.

• Digitalisierung zur Kundenbindung

Helfen Sie doch einfach Ihren Kunden erfolgreich zu sein – dann wird er Sie mit auf die Überholspur nehmen. Ihre Kunden haben doch in der Regel auch Kunden – sofern Sie im B2B Umfeld aktiv sind – und diese haben Anforderungen. Ob nun Zeit oder Verfügbarkeit ein Vorteilsbringer für Ihre Kunden sein kann, lässt sich sicherlich schnell ermitteln und wenn Sie Ihren Kunden nun durch eine digitale Verknüpfung Ihrer beider Prozesse exakt diese Vorteile bringen, dann wird er diese herzlich nutzen.

• Digitalisierung zur Verbesserung der Abläufe im Unternehmen

Nur ein Beispiel (von vielen): Eine neue Eingangsrechnung landet im Briefkasten Ihres Unternehmens? Und was passiert dann?

Die digitale Eingangsbelegverarbeitung im Unternehmen ist einer der Prozesse, die in der organisatorischen Abwicklung einen immensen Wirkungsgrad hat. Wie wird es denn in Ihrem Unternehmen gehandhabt?

• Eine physische Eingangsrechnung wird vom Postboten zugestellt und landet als Papier im Rechnungswesen.
  • Rechnungskontrolle
    • Stimmt denn das, was auf der Rechnung steht
      • Artikel
      • Preise
      • Bestellnummer
      • …
    • Rechnungsfreigabe
      • durch den Bestellverantwortlichen
      • durch den Kostenstellenverantwortlichen
      • …
    • Verbuchung des Beleges
      • im Warenwirtschaftssystem
      • in der Buchhaltung
    • Ablage des Beleges
      • im Ordner
      • im Archiv
    • Suche und Recherche
      • Ja wo ist er denn? – der Beleg
        • Archiv
        • Ordner
        • Eingangskorb des Kollegen oder der Kollegin
        • Nicht im Haus
        • …
          
          
      • Eingangsrechnung kommt per Email und landet im digitalen Posteingangskorb
        
        
        • Jetzt beginnt der ganze Prozess mit dem AUSDRUCK eines digitalen Beleges! Und das im Zeitalter von Industrie 4.0!

Erkennen Sie diesen Ablauf oder Teile daraus auch in Ihrem Unternehmen wieder? Allein dieser Prozess birgt so viel Effizienz in den Abläufen, doch müssen diese im Vorfeld definiert und dokumentiert werden, denn erst dann werden Schritte automatisiert und eingespart. Erst dann beginnt bei diesem Prozess die Digitalisierung.

Workflow und Dokumentation

Vor den Erfolg haben die Götter den Schweiß gesetzt – So ein Zitat von Hesiod (Dichter, Schöpfer des Lehrgedichtes etwa 700 v.Chr.) Die wussten damals schon, dass es nichts umsonst gibt. So auch bei der Digitalisierung im 21. Jahrhundert n. Chr. Bevor eine Software eingesetzt wird, müssen die Abläufe erst definiert und dokumentiert werden, nur dann wird es auch funktionieren. Eine Aufgabe, die von verantwortlichen Mitarbeitern im Unternehmen und den Profis Ihres ausgewählten Softwarepartners durchgeführt wird. Von beiden deshalb, da die eigenen Mitarbeiter zwar das Unternehmen und die angestrebten Ergebnisse kennen, doch die Consultants keine Betriebsblindheit haben und in der Regel eine ganze Menge an Erfahrungen anderer / vergleichbarer Unternehmen im Portfolio haben.

Und jetzt?

Identifizieren Sie Ihre Prozesse. Wo ist ein großes Einsparungspotential vorhanden? Welche digitalen Schritte versprechen einen Quick Win und begeistern Ihre Mitarbeiter durch Entlastung und Effizienzverbesserung? Denn dann bekommen Sie die Unterstützung auch aus den eigenen Reihen und der Erfolg des Projektes „DIGITALISIERUNG IM UNTERNEHMEN“ nimmt seinen Lauf

Fragen? – Unterstützung? Sprechen Sie mich doch einfach an und klicken Sie auf das Briefsymbol oder nehmen Sie den Telefonhörer in die Hand und rufen mich an. Meine Telefonnummer ist 082327673760. Ich erwarte Sie gerne.

Bild Armin

Armin J. Schweikert // as@projectas.de // +49 8232 767376 0

Als Gründer und Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen kennt er die prozessualen Anforderungen an die Unternehmen, aber auch an die Unternehmer, da er sich selbst über viele Jahre damit auseinandersetzen musste.

Raus aus der Kreisliga!

Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.

Ihr Digitalunterstützer

Armin Schweikert

P.S. Wenn Sie mehr über Digitale Geschäftsprozesse erfahren möchten, dann holen Sie sich einfach das E-Book dazu und bleiben Sie zu unterschiedlichsten Themen Up-To-Date.