Bekommen Sie Ihre Rechnungen auch noch analog UND digital?

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2. September 2019
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Wie organisieren Sie denn die Hochzeit bei Ihren Belegen?

Ein Teil der Rechnungen kommt schon auf dem digitalen Weg per Email, doch ein großer Anteil immer noch herkömmlich per Papier und landet im Briefkasten. An welcher Stelle führen Sie denn diese Belege zusammen?

 

Armin Schweikert

Bild Armin

 

Mein Name ist Armin Schweikert und heute machen wir uns auf die Suche nach der perfekten Kreuzung, an der das Papier mit den Daten eine Liaison eingeht und den zukünftigen Weg gemeinsam geht. Unser Wegweiser dabei ist Walter Obholzer, Bereichsleiter Business Solutions pvup bei der printvision AG.


Früher war es Dokumentenmanagement – heute sprechen wir über digitale Belegverarbeitung.

Viele sprechen über die Archivierung ihrer Belege als Ziel eines DMS-Systems, doch welche Mehrwerte und immensen Vorteile auf dem Weg dorthin – quasi im vorbei gehen – mitgenommen werden können, wird erst viel später erkannt. Als Unternehmer und Anwender – und damit Laie in diesem Thema – sind wir auf die qualifizierte Unterstützung der Spezialisten angewiesen.

9 von 10 DMS Projekten beginnen mit der digitalen Eingangsbelegverarbeitung! Und das hat seinen Grund. In diesem Prozess liegt ein so enormes Potential der Optimierung und Einsparung, dass allein dieser Workflow die Einführung eines DMS rechtfertigt und nach kurzer Zeit die Investition wieder eingespielt hat. Warum ist das so?

 

Rechnungen bekommt jedes Unternehmen. Auch Ihres?

Schön wäre es, wenn wir nur Rechnungen stellen könnten, aber nie eine bekämen. Doch leider ist dem nicht so und der Kreislauf der Wirtschaft hat vorgesehen, dass wir sowohl Kreditoren haben als auch Debitoren und somit Rechnungen auch bei uns ankommen.

In welcher Form kommen denn die Rechnungen bei Ihnen an? Mal landet es per Papier im Briefkasten des Büros, mal kommt es digital per Email im Unternehmen an. Doch spätestens in der Buchhaltung laufen die beiden Kanäle zusammen und müssen gemeinsam verarbeitet werden, um im gleichen Ablauf zu landen. Doch nicht zu selten werden digital eingehende Belege AUSGEDRUCKT und im Rechnungsordner abgelegt. Dann beginnt die Zusammenführung zwar schon früher, doch ist immer noch meilenweit von Effizienz entfernt.

 

Der Workflow – oder wie es Wikipedia bezeichnet:

Die räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz.

Das klingt im ersten Moment sehr schwierig, doch bedeutet eigentlich, dass Sie im ersten Moment erzählen und wir Ihnen zuhören. Was ist der Start und wo ist das Ziel? Der Weg dorthin kann unterschiedlich sein und Sie erzählen Ihre Reiseroute mit allen Etappenzielen einer eingehenden Rechnung. Von der Eingangsprüfung über die Freigabe bis zur Zahlung und letztendlichen Ablage. Das gemeinsame Ziel ist es dann, diesen Weg so einfach, effizient und fehlerfrei zu gestalten, zu jeder Zeit den Zugriff auf die Belege zu bekommen und durch Automatisierung Freiräume erhalten.

 

DONE is better than PERFECT …

… oder besser gesagt: Mit kleinen Schritten beginnen und dann sofort erfolgreich sein. Es wird ganz oft nach DER Lösung gesucht, um alle Eventualitäten abzudecken. Allerdings entsteht dann eine Komplexität, die nahezu nicht mehr beherrschbar ist. Die Kraft der kleinen Ziele ist auch bei der Umsetzung im Unternehmen nicht zu unterschätzen. Die Mitarbeiter stehen mit ganzer Energie auch stärker dahinter, wenn schnelle positive Ergebnisse erkennbar sind und erste Erfolge sichtbar werden.

 

Ihre Vorteile im Unternehmen

  • Jederzeit und an jedem Durchlaufpunkt einsehbar
  • Definierter und standardisierter Ablauf und somit eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Kein „Verlust“ von Eingangsrechnungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Übersichtlicher Rechnungsverarbeitungsprozess
  • Zeit- und damit auch Kostenersparnis bei den Mitarbeitern
  • Fehlerreduzierung durch Vermeidung von Doppeleingaben
  • Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz – Stichwort „Homeoffice oder mobiles Arbeiten“

Wirtschaftliche Betrachtung

Lassen Sie uns gemeinsam die manuelle Belegverarbeitung der digitalen gegenüberstellen und Sie werden sehr schnell ihre persönlichen Mehrwerte erkennen.

Und jetzt?

Identifizieren Sie Ihre Prozesse. Wo ist ein großes Einsparungspotential vorhanden? Welche digitalen Schritte versprechen einen Quick Win und begeistern Ihre Mitarbeiter durch Entlastung und Effizienzverbesserung? Denn dann bekommen Sie die Unterstützung auch aus den eigenen Reihen und der Erfolg des Projektes „DIGITALISIERUNG IM UNTERNEHMEN“ nimmt seinen Lauf

Fragen? – Unterstützung? Sprechen Sie mich doch einfach an und klicken Sie auf das Briefsymbol oder nehmen Sie den Telefonhörer in die Hand und rufen mich an. Meine Telefonnummer ist 082327673760. Ich erwarte Sie gerne.

 

 

Walter Obholzer  //  walter.obholzer@printvision.de // +49 8161 547135

pvup – ein Geschäftsbereich der printvision AG und Walter Obholzer beraten seit vielen Jahren Ihre Kunden zu den Themen Dokumenten-Management und Archivierung. Unternehmer und Unternehmen vertrauen bei der Ablage ihrer Informationen und Dokumente auf Lösungen der printvision AG. „Wir unterstützen Prozesse und schaffen Mehrwerte“.

 



Raus aus der Kreisliga!

Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.

Ihr Digitalunterstützer

Armin Schweikert

P.S. Wenn Sie mehr über Digitale Geschäftsprozesse erfahren möchten, dann holen Sie sich einfach das E-Book dazu und bleiben Sie zu unterschiedlichsten Themen Up-To-Date.

Armin Schweikert
Armin Schweikert
Als Gründungsgesellschafter und langjähriger Geschäftsführer eines innovativen IT-Systemhauses aus Augsburg ist Armin J. Schweikert ein erfahrener Branchenkenner. Seit über 30 Jahren ist er in der Welt der Informationstechnologie aktiv. Als Gründer und Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen kennt er die prozessualen Anforderungen an die Unternehmen, aber auch an die Unternehmer, da er sich selbst über viele Jahre damit auseinandersetzen musste. Sein Verständnis dafür, dass diese Aufgaben nicht von einem Unternehmen allein bewerkstelligt werden können, hat ihn schon sehr früh veranlasst, Verbindungen zu professionellen Marktbegleitern aufzunehmen, von denen seine Kunden heute profitieren. Armin Schweikert weiß um den hohen Stellenwert des Netzwerks unter Geschäftspartnern. Vor allem für den Mittelstand gilt: Das Geschäft machen nicht die Firmen sondern die Menschen die darin arbeiten. Unabhängig davon, ob Kunde oder Lieferant, ob Großunternehmen oder Einzelunternehmer – ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für ihn der Garant einer nachhaltigen Unternehmenskultur. Und so sind auch Vertrauen und Ehrlichkeit sowie Zuverlässigkeit und Fairness die Grundprinzipien seiner Arbeit. „Gerne unterhalte ich mich mit meinen Geschäftspartnern von Angesicht zu Angesicht, doch beim Erkennen der Anforderung schaue ich im lieber über die Schulter um genau zu erkennen was er sieht oder was er benötigt.“