Corporate Identity – und du gehörst zum Team!

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Ich bin dabei – im erfolgreichen Team. Das einheitliche Erscheinungsbild zeigt es auf den ersten Blick.

… Wie gut ist denn das einheitliche Trikot auf dem Spielfeld. Mit einem Blick wird der Freund oder der Rivale identifiziert. Trägt denn auch Ihr Unternehmen überall das gleiche Outfit bei der Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern und wird es somit als Team wahrgenommen?

 

Armin Schweikert

Bild Armin

 

Mein Name ist Armin Schweikert und heute kümmern wir uns einmal um das einheitliche Erscheinungsbild im Unternehmen. Dazu befragen wir zwar keinen Modedesigner, sondern den Unternehmensausstatter und Vorstand der COC AG, Andreas Bublak. Er fertigt mit seinem Team unter dem Label DOCUNIZE™ eine maßgeschneiderte Software zur Corporate Identity, dem Vorlagenmanagement und zur Signaturverwaltung.

 


Datei -> Speichern unter -> Word-Vorlage (*.docx)

Das Logo zieht sich in der Regel einheitlich durch alle Plattformen, doch wie sieht es mit unternehmensweiten Vorlagen aus? Standortübergreifend und in allen Sprachen?

Es geht doch heute so einfach, sich ruck zuck seine eigene Dokumentenvorlage zu erzeugen. Jeder Office-User macht das mit ein paar Maus-Klicks. Schnell noch das Logo einbinden, abspeichern und fertig. So oder so ähnlich läuft es täglich zig-fach in unseren Unternehmen ab. Doch haben Sie einen Überblick wie viele dieser Dokumente in Ihren Speichermedien liegen? Wissen Sie, wie viele verschiedene „einheitliche Vorlagen“ genutzt werden? Stimmt die Schriftart und -größe? Ist das richtige Logo an der passenden Stelle? Auch ganz wichtig: steht denn die richtige Bankverbindung drauf?

Wie kommt diese Dokumentenvielfalt bei Ihren Geschäftspartnern an? CI geht anders!

 

Zeit einsparen und Effizienz steigern

Freitag – 31. Mai – 16.00 Uhr – und es wurde vergessen mitzuteilen, dass einer der Vorstände zum 1. Juni in seinen verdienten Ruhestand geht. Ab dem nächsten Tag soll kein Dokument mehr mit den falschen Informationen das Haus verlassen. Wochenende kaputt? Wochenende gerettet!

Onboarding der neuen Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Standortes – kein Problem! Bereitstellung der aktualisierten Produktspezifikation für jedes Angebot – sofort erledigt!

Ankündigung des bevorstehenden Messeauftritts in allen Signaturen und Sprachen – nur ein Klick entfernt.

Diese oder ähnlich gelagerten Aktionen rauben Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit und bergen zudem Gefahren, wenn unter Umständen nicht das richtige Dokument zum Einsatz kommt. Im Zeitalter des Fachkräftemangels liegt doch der Fokus darauf, unsere Mitarbeiter von ineffizienten Aufgaben zu befreien, damit deren Zeit sinnvoll und werthaltig verwendet werden kann.

 

Ein intelligentes Vorlagen-Management-System

  • erleichtert das Verwalten von firmenspezifischen Vorlagen
  • minimiert den Suchaufwand
  • stellt ein automatisches Zugreifen auf die jeweils aktuelle Fassung sicher
  • sorgt für ein durchgängiges Erscheinungsbild (CI/CD) Ihres Unternehmens nach innen und außen.

Weniger Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen

  • Mehrfach verwendbare, frei definierbare Textbausteine („Snippets“); Fußzeile mit Unternehmens-Signatur einmal definieren und in beliebigen Vorlagen verwenden; Aktualisierung des Fußzeilen-Textbausteins führt zu Aktualisierung aller betroffenen Vorlagen
  • Vorlagen können über Textbausteine sogar als Multi-Language Versionen definiert werden

Dynamische Inhalte ohne Programmierung

  • Verwendung dynamischer Inhalte und Felder in der Dokumentvorlage ohne Programmierung
  • Einfache Zuweisung von Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des User-Standortes
  • Per integrierter Schnittstelle Anbindung an Microsoft Active Directory, um Feldinhalte

Schnelle und zentrale Pflege

  • Systematische Vorlagenverwaltung
  • Zentrale Einbindung neuer und Pflege bestehender Dokumentvorlagen
  • Automatisierte Vorlagensteuerung: Alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumenten- und Formularvorlage
  • Vermeidung von Redundanzen und verschiedenen Versionen von Vorlagen

Automatische Synchronisation auf mobile Systeme

  • Ideal für mobile User und externe Mitarbeiter
  • Intelligenter Synchronisationsmechanismus
  • Dokumentvorlagen werden automatisch beim Einloggen ins Firmennetzwerk aktualisiert

Effizienter und strukturierter Zugriff

  • Beliebiges Ordnen von Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc.
  • Steuerung des Zugriffs auf Vorlagen und Signaturen bei Bedarf über User-Profile, z. B. bei verschiedenen Rollen
  • Selektive Anzeige der Vorlagen, die für die jeweilige Rolle des Users relevant sind
  • Automatisches Befüllen der Felder mit den User-Daten, die in der jeweiligen Rolle benötigt werden

Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten

  • Weniger Suchaufwand durch personalisierte Vorauswahl an Vorlagen, die für den jeweiligen User relevant sind
  • Schnelleres Arbeiten durch automatische Befüllung der Vorlagen mit den Profilfeldern und Signaturdaten des Anwenders, z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail.

Multi-Language Fähigkeit

  • Ideal für global operierende Unternehmen
  • Dokument- und Frontend-Sprache separat einstellbar
  • Vorlagentext in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden
  • Kein Entwickler Know-how notwendig

 

Und jetzt?

Sparen Sie doch einfach überflüssige Produktivzeit ein, erleichtern Ihren Mitarbeitern ihre tägliche Arbeit und setzen Sie Ihr CI professionell in der Praxis um. Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™ spart Zeit und Geld. An jedem Arbeitsplatz.

Mehr zum Thema „Digitale Geschäftsprozesse“ gibt es hier.

 

 

  Andreas Bublak // andreas.bublak@coc-ag.de // +49 8677 / 9747-0

Andreas Bublak ist Vorstand der COC AG und kümmert sich mit seinem Team um nahezu alle Themen der digitalen Welt. Informationstechnologie von der Infrastruktur über die Anwendung und deren Entwicklung bis hin zur professionellen Betreuung ist die Wohlfühlzone der COC AG. Mit Applikationsprodukten wie DOCUNIZE™ werden das Arbeitsleben einfacher und digitale Geschäftsprozesse effizienter, so sein Ziel mit der COC AG.

 


 

Gemeinsam Prozesse MehrWERTen – so die Devise dieses einzigartigen Netzwerkes. Mit derzeit 11 professionellen Unternehmen und in Summe mehr als 200 Spezialisten Ihres Faches reagieren wir auf Ihre Anforderungen aus dem Markt.

Raus aus der Kreisliga!

Ich freue mich auf Ihre Reaktionen und Ihren Kontakt. Gerne per E-Mail unter as@projectas.de oder telefonisch unter +49 8232 767376 0.

 

Ihr Digitalunterstützer

Armin Schweikert

 

P.S. Wenn Sie mehr über Digitale Geschäftsprozesse erfahren möchten, dann holen Sie sich einfach das E-Book dazu und bleiben Sie zu unterschiedlichsten Themen Up-To-Date.

 

 

Armin Schweikert
Armin Schweikert
Als Gründungsgesellschafter und langjähriger Geschäftsführer eines innovativen IT-Systemhauses aus Augsburg ist Armin J. Schweikert ein erfahrener Branchenkenner. Seit über 30 Jahren ist er in der Welt der Informationstechnologie aktiv. Als Gründer und Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen kennt er die prozessualen Anforderungen an die Unternehmen, aber auch an die Unternehmer, da er sich selbst über viele Jahre damit auseinandersetzen musste. Sein Verständnis dafür, dass diese Aufgaben nicht von einem Unternehmen allein bewerkstelligt werden können, hat ihn schon sehr früh veranlasst, Verbindungen zu professionellen Marktbegleitern aufzunehmen, von denen seine Kunden heute profitieren. Armin Schweikert weiß um den hohen Stellenwert des Netzwerks unter Geschäftspartnern. Vor allem für den Mittelstand gilt: Das Geschäft machen nicht die Firmen sondern die Menschen die darin arbeiten. Unabhängig davon, ob Kunde oder Lieferant, ob Großunternehmen oder Einzelunternehmer – ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für ihn der Garant einer nachhaltigen Unternehmenskultur. Und so sind auch Vertrauen und Ehrlichkeit sowie Zuverlässigkeit und Fairness die Grundprinzipien seiner Arbeit. „Gerne unterhalte ich mich mit meinen Geschäftspartnern von Angesicht zu Angesicht, doch beim Erkennen der Anforderung schaue ich im lieber über die Schulter um genau zu erkennen was er sieht oder was er benötigt.“